Chuyển đổi số trong doanh nghiệp được định nghĩa là “việc tích hợp, áp dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới”.

Các hoạt động chuyển đổi số có thể bao gồm từ việc số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp, áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp cho đến việc chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, tạo thêm giá trị mới cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số có thể kế thừa bất kỳ công nghệ số nào, bao gồm các phần mềm ERP, hệ thống CRM, thương mại điện tử, BI, các ứng dụng mobile, các công cụ phân tích, internet vạn vật với nhiều khả năng khác,.. Cần lưu ý rằng chuyển đổi số cần kế thừa và sử dụng linh hoạt, sáng tạo các công nghệ tiềm năng mà không giới hạn bởi bất kỳ một loại công nghệ nào. Chiến lược chuyển đổi số dựa sâu sắc vào bao quát chiến lược kinh doanh hơn là nhu cầu nâng cấp hệ thống hiện tại của bộ phận CNTT

Chuyển đổi số điển hình là thay đổi mang tính cách mạng đối với công việc kinh doanh, trong khi khai thác phần mềm ERP được tập trung quanh các cải thiện thêm dần. Ngoài ra, chuyển đổi số thường sử dụng các công nghệ mới có tính sáng tạo mà chưa được sử dụng ở doanh nghiệp. Triển khai ERP thường liên quan hơn đến nâng cấp hệ thống văn phòng lạc hậu. Tuy nhiên, các hệ thống ERP có thể cùng tồn tại song hành với chuyển đổi số và thường là một trong các thành tố của chiến lược chuyển đổi số toàn diện. ERP giúp chuyển đổi số thông qua nâng cao năng lực quản trị hệ thống của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP mới đang và sẽ được phát triển hướng nhiều hơn đến việc bao gồm cả tái cấu trúc để tạo môi trường thuận lợi cho chuyển đổi số.

Mặc dù việc bắt tay vào hành trình chuyển đổi số có thể gặp nhiều thách thức, nhưng không có nghĩa phải thực hiện một mình. Có rất nhiều nhà tư vấn chuyển đổi số sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp trong hành trình của họ, cũng như nhiều câu chuyện thành công liên quan đến các doanh nghiệp và đã có kết quả thay đổi tích cực. Các tổ chức hỗ trợ của nhà nước đang bắt đầu hành động, hỗ trợ các doanh nghiệp trong hành trình nhiều rủi ro, nhưng không hề đơn độc này.

Có thể khẳng định quan niệm chuyển đổi số không dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là chưa đúng. Thực tế là tất cả các doanh nghiệp đều có thể trở nên lỗi thời, không bắt kịp với xu hướng thị trường và các doanh nghiệp khác nếu không có công nghệ kỹ thuật số. Khả năng ứng dụng công nghệ số phụ thuộc nhiều vào quy mô doanh nghiệp, nhưng việc bỏ qua các công nghệ kỹ thuật số là điều chắc chắn không thể xảy ra trong tương lai gần. Các công ty với quy mô khác nhau nên phân tích và lập kế hoạch nhằm đáp ứng các công nghệ kỹ thuật số.

Quan điểm chuyển đổi số chỉ tập trung chủ yếu ở giải pháp CNTT mà không liên quan đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp là quan điểm sai lầm. Sự giao thoa giữa kinh doanh, quản trị và công nghệ là chìa khóa của chuyển đổi số. Chỉ khi các giám đốc điều hành doanh nghiệp hiểu và cùng làm việc với các quản lý cấp cao của doanh nghiệp thì mới thực sự chuyển đổi thành công. Chuyển đổi số đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và tham gia vào các bộ phận chức năng để thực hiện thành công.

Chuyển đổi số toàn diện có thể mất từ 2 tới 3 năm hoặc lâu hơn nữa. Có nhiều doanh nghiệp đã có sẵn, ứng dụng nhiều hệ thống công nghệ thông tin hoặc làm một phần trước khi có các chương trình chuyển đổi số thì có thể nhanh hơn. Thời gian để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số một phần nhanh hay chậm phụ thuộc vào khả năng đáp ứng về mặt công nghệ, cơ sở hạ tầng, khả năng tài chính và ưu tiên của doanh nghiệp. Chuyển đổi số sẽ dẫn tới nhiều thay đổi, bao gồm cả nhân sự; nhưng đây là yêu cầu tất yếu, cũng giống như hầu hết mọi người học sử dụng các phần mềm trên điện thoại di động, hầu hết mọi người có thể tiếp nhận nếu có ý thức. Khi chuyển đổi số, có thể một số bộ phận sẽ trở nên tinh gọn hơn, doanh nghiệp cần bố trí các công việc mới cho một số nguồn lực dư thừa.

Có nhiều mô thức, cách thức triển khai chuyển đổi số khác nhau (đồng bộ, một phần, theo các dự án sáng tạo, v.v.) với các mục tiêu khác nhau. Từ đó dẫn tới khối lượng công việc khác nhau. Căn cứ trên khối lượng, lộ trình, doanh nghiệp quyết định về nhân sự theo 03 hướng: Thuê, tự thực hiện hoặc kết hợp. Doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia hoặc thuê doanh nghiệp để hỗ trợ. Ở qui mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp nên thuê cố vấn và sau đó đào tạo nhân sự hoặc tuyển dụng nhân sự phụ trách và tự thực hiện. Nếu thời gian rút ngắn, doanh nghiệp nên thuê tư vấn triển khai song song, đồng thời tuyển dụng nhân sự để tiếp quản. Tối thiểu doanh nghiệp cần 02 người (một là lãnh đạo và một là chuyên viên phụ trách toàn thời gian) để bắt đầu việc lập kế hoạch chuyển đổi số. Khi triển khai các dự án thì lấy thêm nhân sự của các bộ phần chuyên môn và tuyển bổ sung ở mức hạn chế nhân sự chuyên trách. Doanh nghiệp cũng có thể lập hẳn những bộ phận, đội ngũ mới thực hiện và vận hành các dự án CĐS nếu có tính khác biệt lớn và cần chuyên trách thực hiện vận hành về sau.

Đại đa số các trường hợp doanh nghiệp được khuyên là nên. Việc triển khai trên nền điện toán đám mây (cloud) giúp việc mở rộng khả năng xử lý rất linh hoạt và do đó tối ưu chi phí. Nếu đầu tư, doanh nghiệp phải đầu tư máy chủ lớn ngay từ đầu nhưng nếu thuê trên nền công nghệ điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể thuê qui mô nhỏ, khi cần thì tăng qui mô lên một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không làm thay đổi, ảnh hưởng các hoạt động. Thêm vào đó, các nền tảng điện toán đám mây có mức độ sẵn sàng cao, rất hiếm khi ngưng hoạt động và có độ an toàn cao, khó bị tấn công nên doanh nghiệp cũng hạn chế chi phí đầu tư thêm các hạ tầng an toàn thông tin.